SGK MEVZUATLARI, İŞ KANUNU VE VERGİ USUL KANUNU YÖNÜNDEN BORDRO VE ÜCRET ÖDEMELERİNİN BANKA ÜZERİNDEN YAPILMASI
Kayıt ve belgelerden ücret tediye bordrosu işyeri ile ilgili SGK tarafından yapılan incelemede, mevzuat anlamıyla önemli bir yer teşkil etmektedir.
Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği’nin[1] 105. maddesinde “işverenlerin, SGK’ya verecekleri prim belgesinde yazılı olanları doğrulayıcı nitelikte olmak ve 5510 Sayılı Kanun’un[2] 102’nci maddesinin birinci fıkrasının (e) bendinin beş numaralı alt bendinde sayılan hususları içerecek şekilde aylık ücret tediye bordrosu düzenlemekle yükümlü” oldukları belirtilmiştir.
5510 sayılı Kanun’un 102’nci maddesinin birinci fıkrasının (e) bendinin beş numaralı alt bendinde ise “İşverenler tarafından ibraz edilen aylık ücret tediye bordrosunda;
· İşyerinin sicil numarası,
· Bordronun ilişkin olduğu ay,
· Sigortalının adı, soyadı,
· Sigortalının sosyal güvenlik sicil numarası,
· Ücret ödenen gün sayısı,
· Sigortalının ücreti,
. Ödenen ücret tutarı ve ücretin alındığına dair sigortalının imzasının bulunması zorunlu olduğu açıklanmıştır.
Belirtilen unsurlardan herhangi birini ihtiva etmeyen (imza şartı yönünden makbuz mukabilinde veya banka kanalıyla yapılan ödemeler hariç) ücret tediye bordroları geçerli sayılmıyor ve her bir geçersiz ücret tediye bordrosu için aylık asgari ücretin yarısı tutarında, idari para cezası uygulanmaktadır.
Ücret bordrolarının SGK tarafından çeşitli şekillerde incelemesi söz konusu olsa da, incelemeler genellikle kayıt dışı çalışmalarının tespitine yönelik olmaktadır. Kayıt dışı çalışma kişinin hiç sigortalı bildirilmemesi şeklinde olabileceği gibi, bildirimi yapılan kişinin ücret ve prime esas günlerinin eksik gösterilmesi şeklinde de olmaktadır. Bu açıdan bakıldığında Kanun’da belirtilen hususların ücret bordrosunda her ne kadar bulunması zorunlu olsa da, inceleme yönünden işçiyi ve işvereni bağlayacak en önemli başlık ücret bordrolarında çalışanların imzalarını bulunup bulunmadığıdır. 10 ve daha üzeri işçi çalıştıran işyerlerinde ücretlerin bankadan ödenmesi söz konusu olduğundan veya ücretlerin makbuz karşılığında ödenmesi durumunda bordroları geçerli sayılmaktadır.
İşyeri kayıt ve belgelerinin incelenmesi sırasında, söz konusu ücret bordrolarının neleri ihtiva edeceği yasada açık ve net olarak sayılmasına rağmen, yasada belirtilen hususlara riayet edilmediğinden işverenler gereksiz cezalarla karşı karşıya gelmektedir. Her ne kadar bu konuda işverenlere, defter tutanlara incelemeler sırasında rehberlikler edilse de maalesef SGK ile uyumlu olmayan bilgisayar programları incelemesi yapılanları zor duruma sokmaktadır. Bu konuda işyeri defter ve belge tutma yükümlülüğü bulunan muhasebeci ve mali müşavirlerin daha dikkatli olmaları gerekmektedir.
Firma yetkililerine de buradan söyleyeceğimiz şey; hangi kanun yönünden olursa olsun imkanlar dahilinde aldıkları ücretleri gösteren ücret bordrosu ve ücret hesap pusulalarını çalışanlara mutlaka imzalatmalıdırlar. Böylelikle gerek yazımızda izah edildiği şekilde işverenlere idari incelemelerde kolaylık ve rahatlık sağlanmış olacak gerekse de dava konusu olan olaylarda da bu durum işyeri lehine durum teşkil etmiş olacaktır.
İş Kanunu’nun 37. maddesi “Ücret Hesap Pusulası”na ilişkindir. İşveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır. Bu pusulada ödemenin günü ve ilişkin olduğu dönem ile fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her çeşit eklemeler tutarının ve vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her çeşit kesintilerin ayrı ayrı gösterilmesi gerekir. Bu işlemler damga vergisi ve her çeşit resim ve harçtan muaftır.
Ücret pusulasında işçinin imzasının bulunması şartı yoktur. İş Kanunu sadece işçiye verilmesi gerektiğini belirtmiştir. Ancak, verilmemesi İş Kanunu’nun 102/b maddesi gereğince idari para cezasına bağlanmıştır. Bu belgenin işçiye verildiğini belgelemek için işçinin imzasını almak gerekmektedir. Belgeyi iki nüsha yapıp, “bir nüshasını aldım” metni altına işçinin imzası alınabileceği gibi, bunun için bir liste oluşturup imzalatmak da cezadan kurtulmak için yeter.
Yasanın ücret hesap pusulası olarak tanımladığı bu belgenin uygulamadaki adı bordrodur. Bu belge işçi tarafından imzalanırken içeriğinin doğru doldurulduğuna dikkat edilmelidir. İşverence işçiye imzalatılan bu belge, iş yeri kayıtlarına geçmekte ve herhangi bir anlaşmazlıkta ve yargı sürecinde delil olmaktadır. İşçinin imzasını taşıyan bordro sahteliği ispat edilinceye kadar kesin delil niteliğindedir.
Gerçek ücret, işçilik alacaklarının tahsili amacıyla açılan bir iş davasında başka belgelerle (banka kayıtları, ödeme makbuzları), emsal ücret araştırması ve tanıkla ispatlanabilmektedir. Ancak bordro karşısında yukarıda bahsedilen delil niteliğindeki belgelerin ve tanıkların bulunmaması karşısında işçinin aldığı gerçek ücreti ispatı zorlaşmaktadır.
Ancak fazla mesai ücret alacağı konusunda önemli sorunlar yaşanmaktadır. Zira eski deyimle herhangi ihtirazi kayıt, çekince konulmadan imzalanan bu bordroların aksini işçi ispatlamak zorundadır. Yani işçi herhangi bir çekince koymadan ücret bordrosunu imzalamışsa; daha fazla mesai alacağı olduğunu ya da gerçekte belgeyi imzalamasına rağmen fazla mesai ücretini almadığını ispatlamak zorundadır. Yargıtay kararlarına göre de; Fazla çalışma yaptığını iddia eden işçi bu iddiasını ispatla yükümlüdür. Ücret bordrolarına ilişkin kurallar burada da geçerlidir. Bir başka anlatımla bordronun sahteliği ileri sürülüp kanıtlanmadıkça, imzalı bordroda görünen fazla çalışma alacağının ödendiği varsayılır. İmzalı ücret bordrolarında fazla çalışma ücreti ödendiği anlaşılıyorsa, işçi tarafından gerçekte daha fazla çalışma yaptığının ileri sürülmesi mümkün değildir. Ancak, işçinin fazla çalışma alacağının daha fazla olduğu yönündeki ihtirazi kaydının bulunması halinde, bordroda görünenden daha fazla çalışmanın ispatı her türlü delille yapılabilir. Bordroların imzalı ve ihtirazi kayıtsız olması durumunda, işçinin bordroda belirtilenden daha fazla çalışmayı yazılı belge ile kanıtlaması gerekir. Aksi halde imzaladığı belgenin içeriğine göre yargısal süreç devam edecektir. Bu tip hak kayıplarına uğramamak için fazla mesai ücreti ödenmeyen, eksik ödenen veya daha fazla mesai yaptığı halde mesai saatleri eksik gösterilen işçi; “fazla mesai hakkım saklı kalmak üzere” kaydını düşerek bordroyu imzalamalıdır. Keza gerçek ücreti, bordrodan daha fazla ise yine bordroyu imzalamamalı ya da yukarıda belirtildiği gibi kayıt düşerek imzalamalıdır.
Yasanın, işverenin işçiye vermesini zorunlu kıldığı ücret hesap pusulası (bordro) yukarıda anlatıldığı üzere gerçek ücret alacağı, fazla çalışma ücreti, yıllık izin gibi hakların ispatı açısından oldukça önemlidir. Zira iş davasının konusu olan kıdem tazminatı, ihbar tazminatı, genel ve hafta tatili ücreti, bayram ve pazar yevmiyesi; hep belirlenecek olan gerçek ücret üzerinden hesaplanacaktır. Dolayısıyla gerçek bilgileri barındırmayan ücret hesap pusulası (bordro), işçi açısından pek çok hak kayıplarına neden olacaktır. Bu nedenle işçilerin bu belgeleri imzalarken, belge içeriğini titizlikle incelemeli; imzalamaktan kaçınmalıdır. İmzalamak zorunda kalırlarsa da mutlaka çekince kaydı koyarak imzalamalıdır.
Bunun yanında, işçiye ücret hesap pusulası (bordro) imzalatılmadığı halde, fazla çalışma ücreti tahakkuklarını da içeren her ay değişik miktarlarda ücret ödemelerinin banka kanalıyla yapılması durumunda, ihtirazi kayıt ileri sürülmemiş olması, ödenenin üzerinde fazla çalışma yapıldığının yazılı delille ispatlanması gerektiği sonucunu doğurmaktadır.
Özelge
Tarih 22/08/2011
Sayı B.07.1.GİB.4.55.15.02-2011-VUK-ÖZE-03-367
Kapsam
T.C.
GELİR İDARESİ BAŞKANLIĞI
SAMSUN VERGİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI
Mükellef Hizmetleri Grup Müdürlüğü
Sayı : B.07.1.GİB.4.55.15.02-2011-VUK-ÖZE-03-367 22/08/2011
Konu : Bankadan Yapılan Maaş Ödemelerinde Maaş Alındığına Dair Bordronun İmzalanması
İlgide kayıtlı özelge talep formunda, ... Vergi Dairesi Müdürlüğünün ... vergi numarasında mükellef olduğunuz, şirketinizde 10' un üzerinde işçi çalıştığı, şirketinizde çalışan işçilerin ücretlerini banka üzerinden ödediğinizi belirterek, çalışanlarınızın ücretlerini aldıklarına dair ücret bordrosunun imzalanıp imzalanmayacağı hususunda Başkanlığımızdan görüş talep edilmektedir.
213 Sayılı Vergi Usul Kanununun 238 nci maddesinde,
''İşverenler her ay ödedikleri ücretler için (Ücret bordrosu) tutmaya mecburdurlar. Gelir Vergisi Kanununa göre vergiden muaf olan ücretlerle diğer ücret üzerinden vergiye tabi hizmet erbabına yapılan ücret ödemeleri için bordro tutulmaz.
Ücret bordrolarına en az aşağıdaki malumat yazılır:
1. Hizmet erbabının soyadı, adı; ücretin alındığına dair imzası veya mührü (Ücretin ödenmesinde ayrıca makbuz alan iş verenlerin tutacakları ücret bordrosuna imza veya mühür konulması mecburi değildir.) ; ...''
hükmü mevcuttur.
Ancak, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı tarafından 18/11/2008 tarih ve 27058 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Ücret, Prim, İkramiye ve Bu Nitelikteki Her Türlü İstihkakın Bankalar Aracılığıyla Ödenmesine Dair Yönetmeliğin 10 uncu maddesinde; "İşyeri ve işletmelerinde İş Kanunu hükümlerinin uygulandığı işverenler ve üçüncü kişilerin, Türkiye genelinde çalıştırdıkları işçi sayısının en az 10 olması halinde, çalıştırdıkları işçiye o ay içinde yapacakları her türlü ödemenin kanuni kesintiler düşüldükten sonra kalan net tutarını, bankalar aracılığıyla ödemekle yükümlüdürler." hükmüne yer verilmiştir.
Buna göre, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı tarafından yayımlanan anılan Yönetmelik uyarınca, işyerinizde çalışan işçilerin ücretlerini banka aracılığıyla ödeme zorunluluğu bulunduğundan, işçilerin ücretlerinin banka hesaplarına yatırıldığının banka dekontu ile tevsik edilmesi halinde, ücretin ödendiğine dair ücret bordrosunun ayrıca imzalattırılmasına gerek bulunmamaktadır.
Bilgi edinilmesini rica ederim.
SONUÇ
Ücret bordrosu, ücret hesap pusulası 5510, 4857 ve 213 sayılı Kanunlar çerçevesinde incelenmektedir. Ancak söz konusu Kanunlarda da bordronun ne şekilde tutulacağına yönelik farklılıklar söz konusudur.
İşveren SGK’ya kayıt belgelerini sunarken 5510 sayılı yasaya göre ücret bordrolarının imzalı olması gerekiyor (imza şartı yönünden makbuz mukabilinde veya banka kanalıyla yapılan ödemeler hariç). Aksi halde bordrolar geçersiz sayılarak asgari ücretin yarısı tutarında cezai müeyyidelerle karşılaşılabilir.
Bölge Çalışma Müdürlükleri’ne kayıt belgelerini sunarken ücret hesap pusulalarında işçi imzasının bulunması gerekmiyor. Çünkü yasada bu belge düzenlenerek bir örneği işçiye verilir deniyor. Bunun işçiye verildiğinin ispatı için bir örneğini teslim aldım diyerek işçinin imzasının alınması bu yükümlülüğün yapıldığının kanıtı olarak kabul ediliyor. Ancak imzasız hesap pusulalarında işveren işçinin şikayet konusu iddialarını ret edemiyor ve şikayet konusu iddiaları işveren aleyhine sonuçlanabiliyor.
Vergi Usul Kanunu açısından incelemeye sunacaksa bordrolarda imzaların olması gerekiyor. Ancak bordrodaki tutarlar banka üzerinden işçilere ödenmişse yukarıdaki özelgeden de anlaşılacağı gibi ayrıca imza şartı aranmıyor.
Firma yetkililerine de buradan söyleyeceğimiz şey; hangi kanun yönünden olursa olsun imkanlar dahilinde aldıkları ücretleri gösteren ücret bordrosu ve ücret hesap pusulalarını çalışanlara mutlaka imzalatmalıdırlar. Böylelikle gerek yazımızda izah edildiği şekilde işverenlere idari incelemelerde kolaylık ve rahatlık sağlanmış olacak gerekse de dava konusu olan olaylarda da bu durum işyeri lehine durum teşkil etmiş olacaktır.
Eroglu Muhasebe